Planificando de forma Ágil (2)

Después de un breve descanso bloggero (manda narices, después de escribir solo un post :D) prosigo con la segunda parte del post sobre planificación ágil. Si no leíste el primer post sobre planificación ágil, te recomiendo encarecidamente que lo leas. Lo puedes consultar aquí.

Este post esta totalmente basado en uno de Joel Spolsky, concretamente éste; y mi experiencia de haberlo puesto en práctica. Te recomiendo leer no solo ese post, sino cada uno de los posts que tiene en su blog, ¡Son buenísimos!

La solución

¿Planificación Ágil? Sí, es lo que tiene el término “ágil”, ahora todo lo que tenga que ver con el desarrollo de software tiene que ser ágil: metodologías ágiles, testing ágil, agilidad ágil… Así que, ¡Qué demonios! Planificación ágil, o como no morir en el intento de planificar un proyecto.

¿Cómo planificamos? Pues de la forma más fácil…¡Con Excel! No necesitamos tener ninguna herramienta hipercompleja (leáse Ms Project), no necesitamos pagar miles de euros. Lo único que necesitamos es una mínima organización, y esto lo conseguiremos con Excel y una cierta disciplina.

Eres un fanático del Open Source, un vago y maleante que solo utiliza ese sistema operativo de hackers llamado Linux. ¿ Solo se puede planificar ágilmente con un producto de MS ? ¡No! Todo lo que cuento se puede realizar perfectamente con Open Office, de hecho tengo dos versiones, una para OO y otra para Excel. La única limitación es que, aunque OO permite tablas pivotadas, no permite gráficas pivotadas. Pero bueno, esto es un poco pijada (o no…), además supongo que en versiones posteriores de OO incluirán gráficas pivotadas. ¡Así que ya no hay excusa! ¡Arranca tu LFS y planifica tus proyectos de forma ágil con OO!

La forma más sencilla de organizar las tareas de un proyecto sería realizar una lista de TO-DOs (Cosas por hacer), esto lo podemos hacer con un simple fichero de texto, ¡Incluso con papel y boli! (No olvidéis nombrar tan avanzada herramienta la próxima vez que os pregunten en una entrevista que utilizáis para planificar). Aunque una lista de TO-DOs es válido para proyecto pequeños, enseguida vemos que necesitamos “catalogar” dichas tareas, repartirlas entre los miembros del equipo, estimar horas, etc. Por tanto, en vez de utilizar un fichero texto conviene utilizar una hoja de cálculo, lo cual nos va a permitir extender nuestro “modelo de datos” del planificador.

Partiendo de la idea inicial de usar una lista de tareas podemos extender “el modelo” con los siguientes campos:

  • Funcionalidad: Una funcionalidad es algo visible para el cliente, una historia de usuario si nos ponemos XP-ianos. Una funcionalidad va a estar compuesta de tareas.
  • Tarea: Nuestro elemento más básico, un elemento de nuestra primitiva lista de TO-DOs.
  • Número secuencial: Útil para referenciar la tarea de forma unívoca. Imagina que tienes una tarea “Documentación módulo RSP” y otra “Documentación módulo SRP”, ¿Verdad que no querrás que haya una confusión porque alguien creyó leer otra cosa?
  • Estado: ¿La tarea ha comenzado? ¿Se terminó? Es importante guardar el estado de cada tarea. El estado debe ser catalogado (PENDING, STARTED, DONE) para permitir su filtrado. Si además incluimos un formato condicional (Si “PENDING” entonces color rojo) miel sobre hojuelas.
  • Criticidad: ¿Tiene el mismo riesgo poner una imagen en un jsp que la conexión con el backend de nóminas? Seguro que el cliente piensa que cambiar el jsp es más importante, pero esta tarea no tiene ninguna dificultad y la podemos afrontar en cualquier momento. Por tanto asignaremos una criticidad CATALOGADA (LOW, MID, HIGH) a cada tarea. Con esto podremos hacer preguntas tan útiles como: ¿Cuántas tareas críticas están pendientes o sin terminar? Vaya, parece que esto del Excel empieza a dar su juego ehh.
  • Persona: Sería fantástico hacer como Juan Palomo: yo me lo guiso, yo me lo como. Pero normalmente tenemos un equipo de proyecto, y por tanto las tareas las realizarán diferentes personas. Por tanto, añadamos una columna que diga quién realizará la tarea x. Este campo también debe ser CATALOGADO. ¿Por qué? ¿Cuántas formas hay de escribir mi nombre? M. Alcón, Miguel Alcón, Mikel Alcón, Mikel Halcon ( Sí, estoy harto de responder: “Alcón, sin H“). En definitiva, si tenemos un catálogo de desarrolladores, únicamente nos permitirá elegir entre los desarrolladores de la lista. Ahora ya podemos hacer unas cuantas preguntas más a nuestro planificador: ¿Cuántas tareas tiene pendientes el desarrollador X? ¿Quién tiene las tareas críticas?, etc.
  • Estimación original: ¿Cuánto tiempo estimamos que durará la tarea? Planifica siempre en horas y no asignes más de 30 o 40 horas a una tarea, cuantas menos mejor ¿Por qué? Para obligarte a definir el plan con un nivel alto de detalle. Recuerda que huíamos de las planificaciones del estilo “Diseño 2 semanas”. Es más fácil acertar si sabemos exactamente qué vamos a realizar, en esto consiste realmente la planificación ¿Verdad?
  • Estimación real: El que tiene boca se esquivoca equivoca, y planificando te equivocarás, y al principio mucho más. Así que actualiza la estimación real a medida que avanza la tarea. Si pensabas que la tarea x iba a durar 10 horas, pero ahora, con el framework Hiberspring AOP Edition 3.0.1.5, lo puedes realizar en 5 horas; o al revés, te has encontrado con un imprevisto, ¡Actualiza la estimación real! Nos permitirá tener una visión real del estado de la tarea.
  • Tiempo consumido: ¿Cuántas horas llevas consumidas en la tarea? Este campo nos permitirá preguntas tan interesantes como: ¿Cuanto le queda a esta tarea? (Estimación real – Tiempo Consumido) ¿Cuánto le queda al proyecto en general? (SUM (Estimación Real) – SUM (Tiempo Consumido)) ¿Cuántas horas le quedan en tareas asignadas al desarrollador X?
  • Restante: Hemos visto que el tiempo que le queda a una tarea es Est. Real – Tiempo Consumido. Por tanto añadamos una columna con ese valor calculado automáticamente.
  • Desvío: Entre la estimación original y la real hay una diferencia. ¿Cuántas horas más ha costado esta tarea? Precalculemos el valor Estimación real – Estimación original.
  • Desvio %: ¿Es lo mismo retrasarse 2 horas en una tarea de 1 hora que en una tarea de 20? No. Pues entonces precalculemos este valor: Estimación real / Estimación original y lo pondremos en formato porcentual:
    • 100 % : Estimación Real = Estimación Original. Perfecto
    • <100 %: ¡Hemos tardado menos! Cliente contento y nosotros planificaremos de forma más precisa la próxima vez.
    • >100% : Empiezan los problemas, ¿La tarea es crítica? ¿Quién la tiene asignada? Utilizaremos el formato condicional para asignarles colores de fondo dependiendo del desvío (Ej.: Amarillo 101% a 105%, Naranja 105% a 115%, Rojo >115%)

Ahora ya podemos saber cuáles son las tareas que más retrasos están produciendo, tanto en niveles absolutos como porcentuales, sabemos cuáles son los desarrolladores que más se están retrasando, cuánto tiempo le queda al proyecto, etc. En definitiva, tenemos controlado el proyecto.

La cosa podría quedar más o menos así:

planificacion

Como habrás podido comprobar la mayoría de los campos son catalogados. Esto nos permitirá realizar agrupaciones y filtrados de los datos.

¿Se pueden hacer cosas más complejas ? Sí, poniendo fechas de inicio y de fin, tareas bloqueantes, etc. Lo único que tienes que tener en cuenta es que deberás utilizar macros de Excel, no pongas este tipo de campos para ser modificados manualmente, porque conseguirás que te dé pereza actualizar la planificación. Lo campos a rellenar deben ser los mínimos y que no requieran pensar más que en la planificación. Nada de “en qué fecha me pongo si la tarea dura 30 días y hay un fin de semana de por medio”. O utilizas una macro o no utilices estas fechas. Además para la mayoría de proyectos este tipo de fechas no te van a servir para nada. Tu objeto de medida es horas que quedan de desarrollo.

Tampoco hay que emocionarse y empezar a añadir campos a diestro y siniestro. Añade según necesites. De la misma forma, solo añade métricas calculadas que realmente te sean útiles, no añadas algo del estilo (Estimación Original – Estimación Real)*Número de letras del nombre del desarrollador/ PI. Recuerda, puedes ir evolucionando el “modelo de datos” según lo necesites.

Una vez que tenemos la parte técnica resuelta queda la parte metodológica… ¿Cómo coño usamos esto!? Las directrices a seguir serían éstas:

  • Que los desarrolladores que van a realizar las tareas sean los que, generalmente, hagan la estimación original. ¿Por qué? Por dos motivos, el primero que nadie sabe mejor cuanto va a costar hacer un trabajo que la propia persona que va a hacerlo. El segundo motivo es más psicológico: para que la persona asignada se responsabilice de su tarea. Nunca te podrá decir algo como ¡Me diste poco tiempo!.
  • Cada mañana actualiza la planificación. Tu protocolo a seguir cada mañana debería ser el siguiente:
    • Café (Imprescindible, sustituible por té, colacaos, infusiones y bebidas calientes varias. Podrá ser acompañado de galletas, donuts o cualquier artículo de bollería industrial)
    • Reunión con los miembros del equipo, de la siguiente forma:
      • ¡DE PIE! ¿Por qué ? Las reuniones de pie tienden a ir a lo concreto, nadie aguanta mucho sin asentar las posaderas. Si no me crees, compruébalo quedándote de pie 2 horas seguidas, es una experiencia única.
      • Con pizarra. Ayuda a exponer lo que tenemos en mente sin perder el tiempo ni hacérselo perder a los demás. Todo queda más gráfico con un dibujo y minimiza el esfuerzo del resto del equipo para comprendernos.
      • Cada miembro expone el estado de sus tareas y las modificaciones a la planificación (Estimación real y consumido). El jefe de proyecto actualiza la planificación.
      • Se asignan nuevas tareas
      • ¿Dudas? ¿Bloqueos entre tareas? Se comentan y se anotan en la hoja Excel.
    • El jefe de proyecto actualiza la hoja Excel y recalcula las métricas.
    • Consultar las métricas para ver el estado del proyecto, si no es periódicamente por lo menos hacerlo regularmente.
  • Repito, planifica a nivel de horas, no caigas en la tentación de hacer planificaciones a nivel de días, semanas o incluso peor, meses. Perderás el control del proyecto y te estarás autoengañando.
  • Evita los bloqueos entre tareas. No querrás tener desarrolladores parados porque la tarea x no ha terminado, ¿Verdad?
  • Evita que los recursos compartidos se conviertan en elementos bloqueantes:
    • ¿La BD, que usa todo el equipo, se ha caído? ¿Alguien ha cambiado el modelo y los demás no tienen dichos cambios? Seguro que te suena este tipo de problemas. Pon una BD para cada desarrollador, si no puedes permitírtelo crea protocolos que eviten o minimicen estos problemas.
    • Cada desarrollador debe poder ejecutar el código en su propia máquina (Sea un exe, un aplicación web con Apache o con un servidor de aplicaciones por cada desarrollador). No hay excusas, el coste es ridículo.
    • ¡Usa control de versiones! Lo mismo, no hay excusas. Y que nadie, absolutamente nadie suba algo al repositorio sin haber probado tanto sus cambios como la integración con el resto.
    • Relacionado con lo anterior. Genera pruebas unitarias, de regresión, validación, integración etc. Que puedan ejecutarse de manera automática. Imprescindible. Si lo unimos con el punto anterior tenemos que: Nadie, absolutamente nadie, suba algo en el repositorio sin que las pruebas pasen correctamente. He visto equipos de más de cinco personas paradas porque la versión en el SCM tenía un fallo bloqueante.
  • Evita los bloqueos dentro de tareas: Este es la principal fuente de retrasos en los proyectos (Además de los proyectos mal planificados, of course). Programadores que se quedan atascados durante horas con un problema. Haz ver a los miembros del equipo que no están solos en su cruzada, si alguien se bloquea durante más de 15 minutos con un problema ¡Que solicite ayuda a alguien del equipo! Tampoco es cuestión de que el equipo entero se ponga a buscar durante dos horas el carácter “<” que falta en un html, pero generalmente alguien conoce la solución porque ya se enfrentó con ella antes. Eso sí, con un límite, no es cuestión de que la misma persona esté ayudando todo el rato a los demás, dejando su trabajo de lado, o de que se pase dos días intentando solucionar el problema de otro.
  • Añade una tarea “debug”, que sirva de colchón ante imprevistos. Al final del proyecto haz la resta Estimación Original Debug – Desviación Horas Total Proyecto, te ayudará a dar un tamaño correcto a la tarea colchón en siguientes proyectos. ¿Qué tamaño debe tener? Debería tener, al menos inicialmente, un tamaño no menor al 50% de horas del proyecto.
  • Utiliza las tablas pivotadas para calcular totales y subtotales (Total de horas por desarrollador, total de horas por tarea,etc.). Usa las gráficas pivotadas: de un vistazo podrás ver el estado del proyecto.

Espero que estos consejos os permitan planificar mejor (o simplemente planificar). Lee el artículo de Joel, es mucho más completo. Además, yo intento escribir con gracia, pero solo él lo consigue🙂.

Queda pendiente de subir un fichero Excel de ejemplo como adjunto. Dada mi nulidad blogeril, tendré que investigar cómo hacerlo.

7 Responses to Planificando de forma Ágil (2)

  1. Muy interesante el artículo (y el de Joel, que de hecho me ha abierto los ojos).

    Precisamente estos días en el trabajo estoy probando gestores de proyectos y la verdad es que la solución de usar una hoja de cálculo ni se me había ocurrido.

    Aún así no acabo de entender cómo se usaría en un entorno con un jefe de proyecto y n miembros. El fichero se compartiría para todo el equipo pero sólo lo tocaría el jefe de proyecto?

  2. Mikel Alcón says:

    Yo dejaría que todos cambiasen el Excel, más que nada porque es la única forma de que esté al día. Si alguien imputa, por ejemplo, cinco horas a una tarea y se debe actualizar la planificación (que se debe), nos van a estar dando todo el rato la pelmada con “oye he imputado 5 horas a esta tarea. Y 3 a esta otra”. Al final dejaremos un día sin actualizar la hoja de cálculo y al día siguiente se nos acumulará el trabajo, por lo que lo dejaremos un día más, y así sucesivamente (Famoso teorema de “la pila de platos en la fregadera” :D)

    Del artículo de Joel:
    “Shared Lists Using the File/Shared Lists command allows everyone to open the file at the same time and edit things at the same time. Since your whole team should be updating the schedule constantly, this really helps.”

    En Excel se pueden proteger ciertos campos para que no se puedan editar
    http://j-walk.com/ss/excel/usertips/tip022.htm

    De todas formas, lo de probar gestores de proyecto creo que es secundario. Vamos, que lo principal es planificar bien, la herramienta es un accesorio. Como le dije una vez a un ex-jefe mio “No intentes suplir la falta de conocimiento con una herramienta”. No conozco ningún proyecto que haya fracasado porque eligiesen una herramienta de gestión de proyectos incorrecta, sin embargo la mayoría de los que he visto fracasar han sido porque no se había planificado bien (entre otras cosas)

    Saludos, Mikel.

  3. ““Shared Lists Using the …”

    Lo ví cuando ya envié el comentario. Lástima que sólo lo tenga la hoja de cálculo de Microsoft.

    “… que lo principal es planificar bien, la herramienta es un accesorio.”

    Por supuesto, la herramiento sólo es una ayuda para planificar mejor. Pero no entiendo porqué dices que el gestor de proyecto es “secundario”. A mi modo de verlo lo es tanto como la hoja de cálculo (que es un gestor con lo mínimo).

  4. Mikel Alcón says:

    Quizás me expliqué mal, no es por desmerecer a la herramienta, que es imprescindible (como si es papel y boli), sino que el conocimiento es mucho más importante. Es decir, si me dan a elegir entre el peopleware (que tb se puede ver como una herramienta, lo se) o el excel ( o project) me quedo con el peopleware, no se si me he explicado bien.

  5. Perfectamente, pero has tenido suerte de que me lo esté leyendo y sepa de qué estas hablando😉

  6. Patricia says:

    Hola,

    Me parece un buen artículo, y pienso que lo más dificil de una planificación es mantenerla actualizada. En efecto, creo que todos hemos tenido que repetir planificaciones en medio de un proyecto por ir retrasados. De la manera que tú lo planteas, tendrás en todo momento controlada la situación, o por lo menos, estarás informado como jefe de proyecto del estado exacto de las tareas.

    De nuevo, me ha parecido muy interesante el articulo.

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